Az aláírási címpéldány

Ön tudta, hogy 2007. szeptember 1. napja óta a cégek nem kötelesek aláírási címpéldányt készíttetni? Rengetegen nem tudják ezt a tényt, mivel hazánkban, ha egy cégvezető állami tenderen kíván indulni, vagy csak egy bankszámlát kíván megnyitni, a szolgáltató kérni fogja tőle az úgy nevezett aláírási címpéldányt. Érdekes gondolatkísérlet, ha belegondolunk, egy bank például nem hiszi el nekünk, hogy aláírásra jogosult személyek vagyunk, amennyiben az okmányainkkal igazoljuk személyazonosságunkat, illetve a közhiteles cégnyilvántartásban, hatályos cégjegyzékben aláírásra jogosultként feltüntetésre kerültünk. Ha azonban rekonstruálni tudjuk kézjegyüket úgy, miként formáltuk egyszer egy közjegyző vagy ügyvéd előtt, akkor biztos azok vagyunk, akinek mondjuk magunkat a jelenlegi logika szerint. Jogosan merülhet fel a kérdés, hogy foghat-e gyanút egy banki alkalmazott, akit egy bűncselekményt elkövető személy, egy lopott személyivel és aláírási címpéldánnyal megpróbál átverni, és a címpéldányon szereplő módon aláírni a papírokat. Tekintettel arra, hogy nem rendelkezik a legtöbb ember írásszakértői szaktudással, így látszik, hogy sajnos nincsen 100%-os megoldás. Ennek ellenére nézzük meg pontosan mi is az aláírási címpéldány?

Mi az aláírási címpéldány?

Az aláírási címpéldány a cégeket, vállalkozásokat képviselő tisztségviselők aláírásképének azonosítására szolgál. Célja biztosítani, hogy a cég képviseletében ne járhasson el más, mint aki erre személy szerint jogosult.

Az aláírási címpéldány tehát nem mást, mint a cégjegyzésre jogosult személy névaláírásának vagy kézjegyének valódiságát tanúsítja, de kiemelendő, hogy magát a képviseleti jog fennállását nem tanúsítja. Fontos megjegyezni, hogy a közjegyző az ügyfél részére az aláírási címpéldány fejrészének kivételével magánokirat-tervezetet nem készíthet.

Ki készíthet aláírási címpéldányt és milyen dokumentumok kellenek hozzá?

Az aláírási címpéldány közjegyző által kiállított és hitelesített okirat. Az aláírási címpéldány tartalmazza a cég nevét, a cégjegyzésre jogosult adatait (név, lakcím), a cégjegyzésre jogosult képviseleti jogcímét, a cégjegyzésének módját és a tényleges aláírását. A cégjegyzésre jogosult kérésére az aláírási címpéldányon szerepeltethető a cégnél ellátott feladatköre, beosztása is. A címpéldány kiállításához pedig aláíró személyi igazolványának / vezetői engedélyének és lakcímkártyájának, valamint a cégjegyzékszámnak / adószámnak, illetve 30 napnál nem régebbi hiteles cégkivonatnak / létesítő okiratnak a közjegyző előtti bemutatása szükséges.

Mi a különbség az aláírási címpéldány és az aláírásminta között?

Aláírásminta kiállítására ügyvéd jogosult, azonban csak cégbírósági eljárás (cégbejegyzés vagy változásbejegyzés) során, és csak abban az esetben, ha a cég létesítő okiratát, illetve annak módosítását is ő készíti vagy szerkeszti és jegyzi ellen, továbbá az aláírásminta a cégbejegyzési vagy változásbejegyzési kérelem mellékleteként kerül benyújtásra.

Aláírási címpéldányt ezzel szemben a közjegyző a cég képviselőjének kérésére bármikor készíthet, a szükséges közjegyzői díj megfizetése fejében.  Az aláírási címpéldány közokirat, így feltétel nélkül bizonyítja a benne foglalt tények valódiságát – ezzel szemben az ügyvéd által készített aláírásminta teljes bizonyító erejű magánokirat, ami a benne foglaltakat az ellenkező bizonyításáig tanúsítja.

A gyakorlatban az aláírás igazolására sok esetben elfogadják az aláírási címpéldányt és az aláírásmintát egyaránt. Bizonyos esetekben azonban – például európai uniós pályázat benyújtásához vagy hitelfelvételhez – , ha aláírási címpéldány benyújtását írják elő, akkor az aláírás-minta nem lesz megfelelő. Az aláírási címpéldány és az aláírás-minta tehát a legtöbb esetben helyettesíthetik egymást, azonban közokirati jellegének is köszönhetően az aláírási címpéldány tekinthető szélesebb körben elfogadottnak.

Fontos és hasznos az a szabály, mely szerint ha a cégjegyzésre jogosult aláírási címpéldánya (vagy ügyvéd által ellenjegyzett aláírásmintája) a cégbírósághoz benyújtásra került és azt a cégjegyzék is tartalmazza, akkor az egyes hatósági eljárások vagy hivatalos ügyintézések során az aláírás hitelessége elektronikusan is ellenőrizhető a cégbíróság rendszeréből, így az érintett céget nem lehet kötelezni annak csatolására.

Jelentős különbség tehát a két okirat között, hogy a közjegyző az ügyfél kérelmére az aláírási címpéldányt bármikor elkészítheti, illetve az közokiratnak minősül.